Forretningsorden for HavdrupListen 

Denne forretningsorden gælder for bestyrelsen i HavdrupListen i Solrød Kommune.  

1.0 Konstituering 

1.1 Bestyrelsen træder sammen for at konstituere sig umiddelbart efter den ordinære generalforsamling. 

1.2 Bestyrelsen vælger på det konstituerende møde blandt sine medlemmer (1) en formand, (2) en økonomiansvarlig (kasserer), (3) en næstformand, (4) en medlemsansvarlig, (5) en web-master. Dette i overensstemmelse med vedtægternes § 8. Herudover kan bestyrelsen, hvis der er behov, vælge en daglig administration af it-systemer, medlemsfortegnelser, m.m. uden for bestyrelsens kreds. Valgene sker med simpelt stemmeflertal, og ved stemmelighed afgøres valget ved lodtrækning. 

1.3 Formanden, næstformanden og kassereren udgør bestyrelsens forretningsudvalg. Dette udvalg varetager foreningens daglige drift i perioder uden for bestyrelsesmøderne. Nødvendige beslutninger i perioden forelægges bestyrelsen på førstkommende bestyrelsesmøde. 

1.4 Udover de i punkt 1.2 og 1.3 nævnte valg kan bestyrelsen vælge at nedsætter følgende arbejdsgrupper hvis der findes behov: 

• Arbejdsgruppe til Kommunevalg 

• Arbejdsgruppe til gennemførelse af div. arrangementer 

• Arbejdsgruppe til kontakten til medlemmerne 

1.5 Bestyrelsens medlemmer honoreres ikke, men kan få refunderet udgifter i forbindelse med udførelsen af deres hverv i bestyrelsen. 

2.0 Indkaldelse af møde 

2.1 Bestyrelsen afholder ordinært bestyrelsesmøde 6-8 gange om året. De faste bestyrelsesmøder aftales allerede på det konstituerende møde for et år ad gangen. 

2.2 Formanden skal sikre, at bestyrelsen derudover holder møde, når det er nødvendigt, eller når det kræves af et bestyrelsesmedlem eller revisor. 

2.3 Formanden skal sikre, at alle medlemmer af bestyrelsen indkaldes. Indkaldelse skal ske pr. mail med mindst otte dages varsel. Varslet kan dog forkortes, hvis det er nødvendigt af hensyn til en sags hastende karakter. 

2.4 Indkaldelse til bestyrelsesmøder skal indeholde dagsorden med indstilling til beslutninger og være suppleret med eventuelt skriftligt materiale, som er nødvendigt for at vurdere og behandle emnerne på dagsordenen. 

Dagsordenen skal som minimum indeholde følgende emner: 

1. Referat fra sidste møde til godkendelse 
2. Godkendelse af mødets dagsorden 
3. Formandens redegørelse om aktuelle emner samt oplæg til beslutninger 
4. Orientering fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer om deres ansvarsområde siden sidst 
5. Orientering om foreningens økonomi 
6. Evt. status fra byrådet fra det/de valgte byrådsmedlemmer 

3.0 Afholdelse af bestyrelsesmøde 

3.1 Bestyrelsesmøder ledes af formanden. 

3.2 Bestyrelsesmøder afholdes som udgangspunkt ved fysisk fremmøde, men kan afholdes skriftligt eller elektronisk efter formandens bestemmelse, hvis det er foreneligt med bestyrelsens arbejde. Ethvert medlem af bestyrelsen kan dog altid forlange, at der sker en mundtlig drøftelse. 

3.3 Bestyrelsen kan træffe beslutninger, når mindst halvdelen af medlemmerne er tilstede. 

3.4 Alle beslutninger i bestyrelsen træffes med simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. 

4.0 Referat af møde 

4.1 Der udarbejdes referat af drøftelserne og beslutningerne på et bestyrelsesmøde. Af referatet skal det fremgå, hvem der har ledet mødet, hvem der har deltaget i mødet, hvad dagsordenen for mødet har været, og hvad beslutningerne i relation til hvert enkelt punkt på dagsordenen har været. 

4.2 Der udpeges en referent på hvert møde. Denne sørger for, at skrive referat af et bestyrelsesmøde og udsendes til bestyrelsens medlemmer senest otte dage efter bestyrelsesmødet. 

4.3 Et bestyrelsesmedlem, der har været til stede ved et bestyrelsesmøde, og som er uenig i en truffet beslutning, har ret til at få sin mening indført i referatet. Eventuelle bemærkninger til et referat skal meddeles formanden senest otte dage efter modtagelse af referatet. 

5.0 Bestyrelsens opgaver 

5.1 Bestyrelsen varetager den overordnede og strategiske ledelse af foreningen og har ansvar for foreningens daglige drift, herunder kontakten til foreningens medlemmer. 

5.2 Bestyrelsen behandler efter behov og mindst én gang årligt følgende emner: 

• Årsbudget og -regnskab, 

• Ledelses- og organisationsforhold, 

• Målsætning, strategi og forretningsplan, 

• Gennemgang og eventuelt ændring af forretningsordenen. 

 6.0 Bestyrelsens beslutningskompetence 

6.1 Bestyrelsen behandler og træffer beslutning i alle spørgsmål, der efter foreningens forhold er af betydning for foreningens drift, strategier mv., herunder opretholdelse af partiets politiske linje og vælgerforeningens formål. 

7.0 Foreningens ansigt udadtil 

7.1 Formanden har bestyrelsens kontakt til administrationen i kommunen og til den HavdrupListens gruppe på rådhuset og er foreningens talsmand udadtil, medmindre formanden i konkrete tilfælde delegerer opgaven til et andet medlem af bestyrelsen. 

8.0 Tavshedspligt 

8.1 Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de erfarer i deres egenskab af bestyrelsesmedlemmer og deres byrådsmedlem, medmindre der er tale om forhold, som efter sagens natur skal bringes til tredjemands kundskab. 

9.0 Andre bestemmelser 

9.1 Forretningsordenen træder i kraft på den dato, der er anført nedenfor, og underskrives af alle bestyrelsens medlemmer. Forretningsordenen skal særskilt underskrives af alle bestyrelsesmedlemmer, der indvælges efter ikrafttrædelsesdatoen. 

Således vedtaget den 28. august  2022 af HavdrupListens bestyrelse.